Cómo hacer un análisis de valor general para una pequeña empresa

RESPUESTA: Parece que necesita reducir los costos generales. Por otro lado, tiene razón al evitar recortes de costos indiscriminados. Cortar en los lugares equivocados puede causar daños irreparables a su negocio. A lo largo de los años, hemos visto innumerables pequeñas empresas reducir sus gastos de forma segura.

Recomendamos un proceso llamado Análisis de Valores Generales. El propósito de este trabajo es identificar el ahorro en los gastos generales de la empresa. Puede hacer este trabajo usted mismo, pero hemos descubierto que es muy valioso que un tercero independiente lo haga por usted. Los pasos son:

1. Obtenga una descripción general de la operación: un tercero se reunirá con el propietario y posiblemente con algunos de sus lugartenientes clave para ver cómo opera la organización y las responsabilidades clave de cada departamento. Esto siempre implica obtener un organigrama (que quizás tengas que crear). El objetivo de este paso del proceso es obtener una comprensión muy clara de la comprensión que tienen los altos cargos sobre cómo funciona la organización (cuidado, la comprensión de los altos cargos, incluso en una empresa pequeña, no siempre coincide con la realidad).

2. Identifique las tareas y cuánto tiempo dedican las personas a cada una. A continuación, el tercero debe reunirse individualmente con cada empleado, o al menos con una muestra razonable de empleados, para preguntarles cómo emplean su tiempo. Dígales exactamente qué tareas realizan. Luego pregunte cuánto tiempo lleva completar cada tarea. Cuando las estimaciones no pasan la prueba de olfateo, avance más haciendo preguntas de sondeo y pidiendo ver los productos del trabajo. Quiere que las estimaciones sean lo más precisas posible. Tenga cuidado con las personas que inflan el tiempo necesario para hacer su trabajo. Sorprendentemente, después de hacer los cálculos, a menudo resulta que la suma del tiempo que las personas dedican a sus tareas es significativamente menor que la cantidad de horas que les pagan.

3. Determine cuántas horas lleva cada tarea. Ya ha identificado la cantidad de tiempo que las personas dijeron que dedicaron a realizar cada tarea. Ahora necesitas determinar cuánto tiempo tardan. Haga esto cruzando las estimaciones de otros trabajadores que realizan la misma tarea. Es posible que dos personas necesiten unirse para resolver diferencias importantes. Reúnase con supervisores y altos directivos para obtener sus comentarios. En última instancia, determine cuánto tiempo debería tardar en completarse cada tarea.

4. Identifique oportunidades: encontrará oportunidades para reducir gastos en tres áreas:

• Tareas deshechas: puede identificar tareas que son redundantes o que no es necesario realizar por algún otro motivo. Por supuesto, elimine este tipo de tareas y ahorre el tiempo necesario para completarlas.
• Personas subutilizadas: ahora tiene la mejor estimación que puede obtener de cuánto tiempo lleva cada tarea. Haga los cálculos y determine la cantidad de horas necesarias para completar las tareas de cada departamento versus las horas disponibles e identifique las áreas que están subutilizadas.
• Trabajo que podría realizarse con un recurso menos costoso: es probable que las personas altamente remuneradas dediquen una gran cantidad de tiempo a hacer cosas que podrían delegarse a recursos más baratos.

5. Complete los pasos de acción y calcule el rendimiento. Ahora la dura realidad: ha identificado muchas posibles oportunidades de ahorro. Sin embargo, para extraer ahorros reales es necesario reducir lo siguiente:

• Número de empleados
• Remuneración media por empleado
• Dinero pagado a terceros

A veces las empresas pueden lograr ahorros al no cubrir vacantes o retrasar la contratación a medida que crece su negocio. La mayoría de las veces, el propietario se enfrenta a decisiones difíciles y emocionales. Pero, para que la empresa ahorre dinero y sea rentable, a menudo se deben tomar decisiones difíciles.

El análisis del valor general es una poderosa herramienta para reducir el desperdicio y aumentar la rentabilidad. Aprovechar a menudo requiere decisiones difíciles, pero en algunos casos, esta es la mejor alternativa.